von Carola Lilienthal

Jedes Jahr fährt die ganze WPS für ein Wochenende auf WPS-Klausurtage in ein Hotel im Hamburger Umland. Dieses Jahr waren wir im Best Western Premier Castanea Resort Hotel in Adendorf bei Lüneburg. Eine sehr zu empfehlende Location: Das Hotel hat eine moderne Ausstattung, Spa-Bereich und einen Golfplatz. Abends unterhält ein Klavierspieler die Gäste an der Bar und die Bar bleibt ohne Murren so lange geöffnet, wie die Gäste durchhalten.

Zwei Dinge sind uns an diesen Wochenenden wichtig:

• Einmal im Jahr alle Kollegen treffen: mit alten Bekannten sprechen und die neuen Gesichter in der WPS kennenlernen. Dazu bietet sich reichlich Gelegenheit beim Essen, in der Sauna, beim Sport, an der Bar, beim Pokerspiel und während der Open Spaces tagsüber (s. Konferenz-Konzept Open Space).

• Die aktuelle Lage und die Zukunft der WPS mit der ganzen Firma im WPS Open Space diskutieren und die Entwicklung der kommenden Jahre mitbestimmen.

Um die Diskussionen zu fokussieren, veröffentlicht die Geschäftsleitung ca. einen Monat vor den Klausurtagen ein Thema. In diesem Jahr war es: “WPS 2015 – was und wie viele wollen wir sein?”. Die gesamte WPS ist nun aufgerufen, Diskussionsvorschläge zum Thema zu entwickeln. Am Freitag Abend werden die Diskussionsvorschläge für die Open Spaces in großer Runde vorgestellt und die Teilnehmer stimmen ab, über welche Themen sie diskutieren wollen. Insgesamt können am Samstag Vormittag 12 Themen verteilt auf drei Zeiteinheiten und vier Räume “bearbeitet” werden.

Samstag Vormittag machen sich diejenigen, die ein Thema vorgeschlagen haben, mit einem Protokoll auf in den ihnen zugewiesenen Raum für ihren Open Space und warten auf die Teilnehmer. Die Teilnehmer gehen zu den Open Spaces, die sie am meisten interessieren und es ist absolut erwünscht, dass man einen Open Space verlässt, wenn man nichts mehr beizutragen hat. So entsteht ein reger Austausch zwischen den parallelen Open Spaces, ähnlich wie in den Pausen auf Konferenzen – das Konzept “Open Space” wurde in Anlehnung an diese Pausen-Erfahrung gestaltet: “In den Pausen auf Konferenzen werden die eigentlich spannenden und wichtigen Diskussionen geführt! Die Teilnehmer bringen die Themen selbst auf und man kann kommen und gehen, wie man will!” Zu jedem Open Space werden vom Leiter der Diskussion die Teilnehmer, die Diskussionspunkte, die Ergebnisse und die gewünschten Maßnahmen protokolliert.

Der Samstag Nachmittag und Abend sind den Freizeitbeschäftigungen gewidmet, so dass wir am Sonntag Vormittag mit frischer Kraft, die Maßnahmen aus den Open Spaces bewerten können. Jeder Teilnehmer kann sieben Punkte auf die verschiedenen Maßnahmen verteilen, so dass ein Meinungsbild zu den Maßnahmen entsteht. Die Maßnahmen werden schließlich der Geschäftsleitung übergeben, die die Maßnahmen ihrerseits bewertet und mit der Umsetzung beginnt. Im laufenden Jahr informiert die Geschäftsleitung auf regelmäßigen Treffen über den Fortgang der Maßnahmen, so dass bis zu den kommenden Klausurtagen ein Großteil der Maßnahmen umgesetzt sein sollten.

Sonntag Nachmittag fahren schließlich alle voll mit neuen Eindrücken und Themen aber auch sehr müde wieder nach Hause – besonders weil uns in diesem Jahr die Zeitumstellung eine Stunde geraubt hat!